Klarwerk Rechnung · Ratgeber

Rechnungen in Shopify automatisch erstellen

Shopify erstellt von Haus aus keine Rechnungen. Was der Shop automatisch verschickt, ist eine Bestellbestätigung — steuerlich ist das keine Rechnung nach § 14 UStG. Wer in Deutschland verkauft, muss den Rechnungsprozess also selbst ergänzen. Vier Wege sind üblich.

1. Bestellbestätigung zur Rechnung umbauen

Die Benachrichtigungs-Templates im Shopify-Admin lassen sich bearbeiten, und viele Händler bauen dort die Pflichtangaben ein. Das ist kostenlos und schnell — und für deutsche Verhältnisse trotzdem die schlechteste Variante. Der Beleg existiert nur als E-Mail, besitzt keine eigene Rechnungsnummer, ist nicht archiviert und ist jederzeit veränderbar. Für die GoBD ist das nicht ausreichend.

2. Order Printer

Shopifys eigenes Werkzeug druckt Belege aus Bestellvorlagen. Es erzeugt aber nur auf Anforderung ein Dokument, vergibt keinen eigenen Nummernkreis und speichert nichts revisionssicher. Als Lieferschein-Druck brauchbar, als Rechnungssystem nicht.

3. Buchhaltungssoftware anbinden

sevDesk, lexoffice oder Billbee an Shopify anzubinden ist der richtige Weg, sobald ohnehin eine Buchhaltung läuft. Der Preis liegt typischerweise deutlich über einer reinen Rechnungs-App, und die Synchronisation bringt eigene Fehlerquellen mit — doppelte Belege, verschobene Zahlungszuordnungen. Für Händler, die nur Rechnungen brauchen, ist es überdimensioniert.

4. Rechnungs-App im Shopify App Store

Der übliche Weg: Eine App hört auf das Ereignis „Bestellung bezahlt" und erzeugt daraufhin automatisch die Rechnung. Die Unterschiede zwischen den Apps liegen weniger im PDF-Layout als in drei Details, die man erst in der Betriebsprüfung bemerkt.

Die drei Details, auf die es ankommt

• Eigener lückenloser Nummernkreis. Viele Apps verwenden die Shopify-Bestellnummer als Rechnungsnummer. Das erzeugt Lücken, sobald eine Bestellung storniert wird oder unbezahlt bleibt — und ein lückenhafter Nummernkreis ist genau das, wonach ein Prüfer sucht. Die Rechnungsnummer muss unabhängig von der Bestellnummer und fortlaufend vergeben werden.
• Unveränderbarkeit. Lässt sich eine bereits ausgestellte Rechnung in der App nachträglich bearbeiten, ist die GoBD-Anforderung verletzt. Korrekturen dürfen nur über eine Stornorechnung laufen.
• Export für den Steuerberater. Am Jahresende brauchst du alle Belege plus ein Rechnungsjournal, im besten Fall direkt als DATEV-Buchungsstapel. Ohne Export bleibt Handarbeit, die die Ersparnis wieder auffrisst.

Der praktische Ablauf

Ein sauberer automatischer Prozess sieht so aus: Der Kunde bezahlt, Shopify meldet das Ereignis, die App vergibt die nächste Rechnungsnummer, erzeugt das PDF mit allen Pflichtangaben nach § 14 UStG (bei Kleinunternehmern mit dem Hinweis auf § 19 UStG statt Umsatzsteuer) und legt es unveränderbar ab. Eine Retoure erzeugt keine Bearbeitung, sondern eine Stornorechnung mit der nächsten Nummer. Am Jahresende geht ein Export an den Steuerberater.

Der Aufwand pro Bestellung ist damit null — und genau das ist der Punkt. Automatisierung lohnt sich hier nicht wegen der gesparten Minuten, sondern weil manuell erstellte Rechnungen unter Zeitdruck die typischen Fehler produzieren: übersprungene Nummern, nachträglich „korrigierte" Beträge, fehlende Pflichtangaben.

Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und stellt keine Steuer- oder Rechtsberatung dar. Verbindliche Auskünfte erteilt Ihr Steuerberater.

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