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E-Rechnung für Shopify-Händler: Was 2025, 2027 und 2028 gilt

Seit dem 1. Januar 2025 läuft in Deutschland die Umstellung auf die verpflichtende E-Rechnung im inländischen B2B-Geschäft. Für Shopify-Händler sorgt das für viel Verunsicherung — meist in beide Richtungen: Ein Teil hält sich fälschlich für sofort verpflichtet, ein anderer Teil übersieht die eine Pflicht, die schon heute für praktisch jeden gilt.

Ein PDF ist keine E-Rechnung

Der wichtigste Punkt zuerst, weil er fast alle Missverständnisse erklärt: Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist keine Rechnung, die elektronisch versendet wird. Ein per E-Mail verschicktes PDF gilt weiterhin als „sonstige Rechnung". Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das maschinell auswertbar ist und der europäischen Norm EN 16931 entspricht.

In Deutschland erfüllen das zwei verbreitete Formate:

• XRechnung — eine reine XML-Datei. Für Menschen ohne Zusatzprogramm kaum lesbar, im öffentlichen Auftragswesen (B2G) seit Jahren Standard.
• ZUGFeRD 2.x (ab Profil EN 16931, früher „Comfort") — ein Hybridformat: eine ganz normale PDF-Datei, in die die strukturierten Rechnungsdaten als XML eingebettet sind. Der Kunde sieht ein gewohntes PDF, seine Buchhaltungssoftware liest das XML. Für den Versand an Endkunden und Geschäftskunden gleichermaßen praktikabel — deshalb für Onlinehändler in der Regel die bessere Wahl.

Die Pflicht, die schon heute gilt: Empfangen

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Diese Pflicht kennt keine Übergangsfrist, keine Umsatzgrenze und keine Ausnahme für Kleinunternehmer. Sie gilt auch für den reinen B2C-Shop — denn auch der kauft ein, und seine Lieferanten dürfen ihm seit 2025 eine E-Rechnung schicken, ohne vorher zu fragen.

Praktisch reicht dafür ein E-Mail-Postfach, das die Datei entgegennimmt, plus ein Prozess, der sie GoBD-konform und unveränderbar aufbewahrt. Wichtig: Aufbewahrungspflichtig ist der strukturierte Datensatz, nicht ein daraus erzeugter Ausdruck.

Die Pflicht, die noch kommt: Ausstellen

Für das Ausstellen gelten gestaffelte Übergangsfristen. Der Fahrplan:

• bis 31.12.2026 — Papier- und PDF-Rechnungen im B2B bleiben zulässig, solange der Empfänger zustimmt.
• ab 01.01.2027 — Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz müssen im inländischen B2B E-Rechnungen ausstellen.
• ab 01.01.2028 — die Pflicht gilt für alle übrigen Unternehmen, unabhängig vom Umsatz.

Wen es im Shopify-Alltag wirklich trifft

Die Ausstellungspflicht betrifft ausschließlich Umsätze zwischen zwei im Inland ansässigen Unternehmen. Daraus folgt für Onlinehändler:

• Reines B2C-Geschäft: nicht betroffen. Rechnungen an Privatkunden dürfen dauerhaft PDF bleiben.
• Gemischtes Geschäft: betroffen — und das sind mehr Shops als gedacht. Sobald Gewerbekunden, Wiederverkäufer oder Firmenbestellungen dabei sind (typisches Signal: das Feld Firma oder eine USt-IdNr. in der Bestellung), fallen genau diese Rechnungen unter die Pflicht.
• Kleinunternehmer nach § 19 UStG: vom Ausstellen befreit — sie dürfen weiterhin sonstige Rechnungen ausstellen. Die Empfangspflicht gilt aber auch für sie.
• Kleinbeträge bis 250 € (§ 33 UStDV) und Fahrausweise sind ausgenommen.

Was jetzt sinnvoll ist

Für die meisten Shopify-Händler ist bis 2028 nichts akut — mit zwei Ausnahmen, die man heute erledigen sollte: den Empfang sauber aufsetzen, und beim Rechnungsprozess nicht in eine Sackgasse laufen. Wer seine Rechnungen ohnehin gerade neu aufsetzt, sollte einen Weg wählen, der ZUGFeRD später ohne Systemwechsel ausgeben kann. Ein Umstieg mitten im laufenden Nummernkreis ist deutlich unangenehmer als die Entscheidung vorher.

Und unabhängig vom Format bleibt die Grundlage dieselbe: ein lückenloser eigener Rechnungsnummernkreis, unveränderbare Belege und Korrekturen ausschließlich per Stornorechnung. Ein strukturiertes XML macht eine Rechnung nicht ordnungsgemäß, wenn die Nummernvergabe Lücken hat — es macht den Mangel nur maschinell auffindbar.

Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und stellt keine Steuer- oder Rechtsberatung dar. Verbindliche Auskünfte erteilt Ihr Steuerberater.

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